Privacy verklaring

Dit privacyreglement wordt door Beusink toegepast voor de gecontracteerde VVE/relaties, en hun rechten hierbij.

1. Algemeen

Door de toenemende digitalisering is het zorgvuldig omgaan met informatie en gegevens van eigenaars en organisaties van groot belang. Uitval van computers of telecommunicatiesystemen, het gecorrumpeerd raken van gegevensbestanden of het door onbevoegden kennis nemen dan wel manipuleren van bepaalde gegevens kan ernstige gevolgen hebben voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en het primaire proces. Een betrouwbare, beschikbare en correcte informatiehuishouding is essentieel voor de dienstverlening van een VvE.

2. Privacyreglement

In het kader van haar dienstverlening en bedrijfsvoering legt de VvE persoonsgegevens vast. De VvE streeft er in dat kader naar zo volledig mogelijke contactgegevens (waaronder ook email en extra telefoonnummers van de eigenaar of eventuele partner) in de administratie op te nemen. De VvE houdt zich (als verantwoordelijke) voor de verwerking van dergelijke gegevens in alle gevallen aan de regels van de wet, waaronder:

1. Europese Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG: vanaf 25-05-2018);
2. Archiefwet.

In dit reglement is vastgelegd hoe de VvE met de persoonsgegevens omgaat en waarvoor deze mogen worden gebruikt en welke rechten een lid heeft met betrekking tot de opgeslagen persoonsgegevens.

3. Begrippen

AP de toezichthoudende autoriteit die toeziet op de naleving van de AVG;
AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming;
Beheerder degene die in opdracht van de VvE belast is met het beheer van de persoonsgegevens;
Betrokkene degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
Verwerker degene die in opdracht van de VvE de gegevens bewerkt;
Bestuur het bestuur van de VvE zoals gedeponeerd in de Kamer van Koophandel;
Datalek een inbreuk op de beveiliging, bedoeld in artikel 32 AVG, die leidt tot een aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens;
Derde(n) ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de verwerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
Lid alle eigenaars, bewoners, erfgenamen;
Ontvanger degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt, onder wie begrepen medewerkers van Beusink, en aannemers/installateurs/(technische)dienstverleners en overige zakelijk belanghebbenden;
Persoonsgegevens elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder dit protocol;
Verantwoordelijke de rechtspersoon die in de zin van de AVG de verantwoordelijkheid draagt dat de wet wordt nageleefd;
Verstrekken van data het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
Verwerking van data elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens is aan te merken als een verwerking van persoonsgegevens. Een actieve wijziging (bewerking) is dus niet vereist om onder de term ‘verwerking’ te vallen! Ook bijvoorbeeld het verzamelen, inzien, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden, afschermen, koppelen, uitwissen of vernietigen van gegevens is een verwerking. Volledig geautomatiseerde handelingen kunnen ook worden aangemerkt als een verwerking.

4. Doel van de gegevensverwerking door de VvE

De verwerking van persoonsgegevens door de VvE vindt plaats in het kader van het, beheren en onderhouden van woon- en algemene ruimten, voorkoming en bestrijding van overlast, het zorg dragen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving. De verwerking geschiedt met het oog op:

1. De uitvoering van administratief, technisch en financieel beheer;
2. Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;
3. Het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen;
4. Het onderhoud en de reparatie roerende en onroerende zaken;
5. Het tegengaan van overlast;
6. Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van kascontrole;
7. Activiteiten van intern beheer;
8. De uitvoering of toepassing van een andere wet;
9. Het doen van metingen en onderzoek naar de kwaliteit van dienstverlening om deze te kunnen verbeteren.

5. Verwerking van algemene persoonsgegevens

De VvE verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor de onder 4 genoemde doeleinden.

Persoonsgegevens worden door de VvE alleen verwerkt indien een of meer van de volgende punten van toepassing is:

1. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is of wenst te worden;
2. De betrokkene met de ondertekening van de beheerovereenkomst voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend, tenzij de verwerking noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van de betrokkene;
3. De benodigde gegevens noodzakelijk zijn voor het doen van onderhoud aan het appartementsrecht van betrokkene of gemeenschappelijke ruimten;
4. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de VvE;
5. De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen.

Naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor de administratie van de VvE worden eveneens gegevens omtrent onrechtmatige bewoning of achterstallige bijdragen opgenomen in een dossier. Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Beusink, het bestuur, medewerkers van het bureau aan wie de vordering uit handen is gegeven, die gezien hun taak over deze informatie dienen te beschikken.

6. Verwerking van Bijzondere gegevens

De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, geaardheid, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging is verboden. Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag. Deze gegevens worden door de VvE niet verwerkt.

7. Videocameratoezicht algemeen

Beveiligingscamera’s worden alleen opgehangen (daar waar het bezit betreft van de VvE) voor de bescherming van de veiligheid en gezondheid van een of meer natuurlijke personen;

1. De beveiliging van de toegang tot gebouwen en terreinen;
2. De bewaking van zaken die zich in gebouwen of op terreinen bevinden;
3. De beelden worden alleen gebruikt voor het vastleggen van de aard van het incident, dan wel om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren;
4. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan een door het Bestuur aangewezen persoon of een daartoe bevoegde ambtenaar in dienst van de Politie of OM;
5. De persoonsgegevens worden verwijderd binnen de termijn die genoemd staat in het cameraprotocol, nadat de opnamen zijn gemaakt, dan wel na afhandeling van de geconstateerde incidenten.

8.  Verstrekking van gegeven

1. Tenzij noodzakelijk voor uitvoering van een van de in artikel 4 genoemde doeleinden of van een wettelijke bepaling, verstrekt de VvE slechts gegevens aan derden na de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene;
2. Gegevens van betrokkene worden niet aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden;
3. Gegevens kunnen voor statistische doeleinden worden gebruikt. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet meer te herleiden tot natuurlijke personen.

9. Recht op inzage

1. Een betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens (“recht op inzage”);
2. Verzoeken tot inzage worden schriftelijk ingediend bij het bestuur van de VvE. Het verzoek wordt ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs;
3. Het verzoek wordt afgewikkeld door het bestuur. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin betrokkene inzage wenst, wordt deze derde eerst gehoord voordat inzage wordt verleend. Indien de derde geen inzage in zijn gegevens wenst of indien het horen van de derde onmogelijk is, zal de beheerder de gegevens van de derde afschermen;
4. Het verzoek tot inzage wordt binnen twee weken beantwoord.

10. Recht op correctie (incl. recht op verwijderen)

1. Een betrokkene heeft het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van diens gegevens indien deze onjuist zijn, in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens of andere wetten zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn (“recht op correctie”);
2. Verzoeken tot correctie worden schriftelijk of per email ingediend bij de VvE. Het verzoek wordt afgewikkeld door het bestuur. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen. Het verzoek wordt ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger;
3. Op een verzoek tot correctie wordt door de VvE binnen twee weken schriftelijk beslist of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een afwijzing van het verzoek tot correctie wordt met redenen omkleed
4. In geval van correctie zal de VvE derden aan wie de onjuiste gegevens van de betrokkene zijn verstrekt, op de hoogte brengen van de wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.

11. Recht op verzet

    1. Een betrokkene kan verzoeken diens gegevens niet te verwerken c.q. te verstrekken aan bepaalde ontvangers. Betrokkene moet hiervoor bijzondere persoonlijke omstandigheden aanvoeren;
    2. Het verzoek dient schriftelijk (of per email) en gemotiveerd te worden ingediend bij de VvE. De VvE beslist binnen twee weken op dit verzoek. De VvE is echter niet verplicht gehoor te geven aan een verzoek indien het verzoek betrekking heeft op verstrekking van gegevens waartoe de VvE van overheidswege verplicht is.

12. Geheimhouding, beveiliging

    Vanuit de VvE wordt er in principe geen privacygevoelige informatie van leden aan derden verstrekt.

Hier wordt zeer strikt mee omgegaan, omdat leden moeten kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van hun gegevens. De VvE draagt zorg voor geheimhouding van al wat haar tijdens het uitvoeren van haar functie ter kennis komt of door anderen aan het bestuur in vertrouwen wordt meegedeeld. Binnen de VvE geldt dat alle personen die werkzaam zijn bij de VvE of ten dienste van de VvE werkzaamheden verrichten en daarbij kennisnemen van persoonsgegevens verplicht zijn tot geheimhouding, tenzij hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Voorts is gebruik van klantgegevens door commissieleden van de VvE alleen toegestaan als deze voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is.

Beusink heeft technische en organisatorische maatregelen genomen waardoor verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking wordt tegengegaan. Toegang tot het computersysteem kan alleen verkregen worden door middel van inloggegevens en wachtwoorden. Er wordt gewerkt met beveiligde bestanden. De wachtwoorden zijn te allen tijde medewerker gebonden en worden met een regelmatige frequentie gewijzigd. Ook begint het internetadres met https. Bij gebruik van https worden de gegevens versleuteld en worden gegevens op een veilige manier uitgewisseld.

13. Klachtenregeling

• Klachten en geschillen over de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van dit reglement kunnen schriftelijk en gemotiveerd worden voorgelegd aan het Bestuur;
• Binnen twee weken na ontvangst van de klacht deelt het Bestuur de beslissing op de klacht schriftelijk aan de betrokkene mee;
• De betrokkene kan een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
• Een schriftelijk verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de VvE;
• Een verzoek(schrift) kan worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van de beslissing van het Bestuur. Indien het Bestuur niet op een klacht heeft gereageerd binnen de in de klachtenprocedure gestelde termijn, kunt u binnen zes weken na afloop van die termijn het verzoek(schrift) indienen.

14. Bewaartermijnen

    – De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk acht jaren nadat de het eigendom is overgedragen en alle lopende zaken zijn afgehandeld, met dien verstande dat de financiële gegevens tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht;
    – De persoonsgegevens van eigenaars met een huurovereenkomst die zijn geregistreerd t.b.v. een specifiek doel (zie ook 4.4) en niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt worden uiterlijk acht jaar nadat de persoonsgegevens zijn verwerkt, verwijderd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

15. Cookie beleid

Er wordt op generlei wijze gebruik gemaakt van cookies.

16. Inwerkingtreding, reikwijdte, wijzigingen, publicatie

    1. Dit reglement treedt in werking op 25 mei 2018;
    2. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat de overeenkomst te allen tijde door de VvE kan worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken. Wijzigingen of aanvullingen vinden plaats met inachtneming van de door de wetgever gestelde regels;
    3. Alle kwesties die betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens en waarin dit reglement niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan het Bestuur;